未来の自分は、今より覚えていない。経理を「あとで」にしない理由

「今は忙しいから、あとでまとめてやろう」——そう思うのは自然なことです。ただ、あとでまとめようとすると、作業量より先に「これは何のお金だったか」を思い出す負担が押し寄せます。その理由と、迷子を減らす小さな習慣を整理します。

つらいのは、入力ではなく「思い出す作業」

経理というと、領収書を入力する、会計ソフトに登録するという作業を思い浮かべる方が多いかもしれません。ただ、実際に負担が大きいのは入力そのものより、その前の確認です。この支払いは事業用なのか、何を買ったものなのか、誰との打ち合わせだったのか、この入金は売上なのか立替金の戻りなのか——こうしたことを一つずつ思い出す必要があります。

買ったその日ならすぐわかることでも、1ヶ月後・3ヶ月後になると急に曖昧になります。経理は、時間が経つほど「作業」ではなく「記憶の掘り起こし」になっていきます。ここが、あとでまとめて整理が苦しくなる一番の理由です。

資料は残っていても、意味が残っていないことがある

領収書やカード明細が残っていれば何とかなるように見えます。ただ、資料が残っていても、その意味が残っていないことがあります。コンビニのレシートは金額も日付もある、でもそれが事業用の備品なのか個人的な買い物なのかわからない。クレジットカード明細にサービス名だけが表示されていて、仕事で使っているツールなのかプライベートのサブスクなのか判断できない。飲食店の領収書があっても、誰との打ち合わせだったか思い出せない。

こうなると、資料はあるのに判断が止まります。経理で大切なのは資料を残すことだけではなく、「何のためのお金だったか」まであとでわかる状態にしておくことです。

「あとで」は、判断も一緒に未来へ送っている

経理を後回しにすると、領収書や明細の数が増えます。ただ、本当に苦しいのは数そのものではありません。判断がまとめて押し寄せることです。1枚ずつならすぐ判断できるものでも、50枚・100枚とたまると、それだけで気が重くなります。「あとでまとめてやる」は作業を未来に送っているようで、実際には判断も一緒に未来へ送っています。そして、未来の自分は今より覚えていません。だから苦しくなります。

現金とプライベート支出は、特に迷子になりやすい

あとでまとめる経理で特に迷いやすいのが、現金とプライベート支出です。現金で払ったものは通帳やカード明細に残らず、レシートだけが手がかりになります。そのレシートが財布・カバン・車・レジ周りに分かれていると、あとから探すだけで大変です。事業用カードで個人的な買い物をした、個人のカードで事業用の備品を買った——こうした動きがあると、時間が経つほど整理が難しくなります。悪いことをしているわけではなく、記録の線が薄くなると判断しにくくなる、ということです。

「完璧に毎日やる」必要はありません。現金で払ったものはその日のうちに写真だけ撮る、レシートの裏に目的を一言書く、事業用の支払いはできるだけ決まったカードに寄せる——これだけでも、あとから整理するときの負担はかなり変わります。経理を楽にするコツは、きれいに入力することより、迷子を減らすことです。

クラウド会計を入れても、ためると苦しくなる

freeeなどのクラウド会計を使えば、口座やカードの明細は自動で取り込まれます。ただ、自動で取り込まれることと、自動で正しく整理されることは同じではありません。明細が取り込まれていても何の支払いかわからなければ確認が必要で、現金で払ったものは別に記録しなければ抜けます。資料の流れや判断のルールがないまま使うと、未処理の明細がたまっていきます。クラウド会計を活かすためにも、先に「ためない仕組み」を少しだけ作っておくことが大切です。